Bergen Julemarked AS («Arrangøren») innhenter grunneiers tillatelse for gjeldende års Bergen Julemarked («Arrangementet»). Tillatelsen fastsetter flere vilkår for gjennomføring av arrangementet. Bergen Julemarked følger de til enhver tid gjeldende offentlige myndigheters forskrifter. Arrangør har i tillegg følgende betingelser og vilkår som gjelder for utstillere som ønsker å delta på Bergen Julemarked.
- Tildeling av plass
Arrangøren forbeholder seg retten til å avgjøre hvilke utstillere som kan delta og foreta den plassering som en finner riktig. Ved tildeling og plassering vil det bli tatt hensyn til bl.a. vareutvalg, størrelse og tekniske faktorer. Tildelt plass skal benyttes som omsøkt og kan ikke videreselges. Tildeling av utstillerplasser skjer fortløpende, mens nøyaktig plassering avgjøres etter 1. september. Dersom betaling av depositum ikke gjøres innen forfall, mister utstiller automatisk rett til tildelt plass.
- Om produkter, utsmykning av stand og bekledning
Det er kun tillatt å selge de produkter som er blitt oppført i en godkjent søknad, eller blitt skriftlig innmeldt og godkjent av arrangøren Arrangøren har anledning til å avvise produkter som ikke er innmeldt eller skriftlig godkjent av Arrangøren. Ingen utstillere har eksklusiv rett til å selge sine produkter på julemarkedet, men arrangør vil jobbe for å få et mest mulig variert utvalg utstillere og produkter. Det er ønskelig med et variert produktspekter med kvalitet framfor kvantitet. Kunst, håndverk, lokal mat, matspesialiteter, produkter som tilvirkes på stedet, gaveartikler og julerelaterte produkter oppfordres til å delta. Arrangøren krever at utstillerne selv pynter sin bod/ stand i tråd med beskrivelsen i invitasjonen og slik bidrar til en koselig, tiltalende og autentisk julestemning på julemarkedetDet er ingen krav til felles profilering på bekledning for alle utstillerne på Arrangementet. Det oppfordres derimot til å kle seg i tråd med konseptet utstiller fronter og produktene utstiller selger, slik at gjestenes opplevelser blir mest mulig fullkomment. Arrangørens personell vil ha Bergen Julemarked-profil på sin bekledning. Alle som jobber på julemarkedet, herunder utstillere og deres ansatte, skal bære arrangørens ID-kort når de er på jobb.Arrangøren vil vurdere alle utstillere og markedsboder fortløpende i løpet av Arrangementet. Rimelig instruks fra Arrangøren om å heve kvalitet på produkter eller generell presentasjon forventes etterkommet snarest.
- Påmelding, informasjon og betaling
Søknad blir registrert når søknadsskjema er mottatt. Etter søknaden er mottatt vil Arrangøren ha som mål å gi potensielle utstillere svar på søknad innen én uke. Avvik kan forekomme ifm. ferieavvikling e.l. Alle påmeldinger skal gjøres på registreringsskjema som finnes på Arrangørens nettside. Ved innsending av søknad aksepterer utstiller betingelser og vilkår for deltakelse på Bergen Julemarked (dette dokument).All informasjon, inkludert faktura, vil bli tilsendt utstiller per e-post. Vi benytter ulike digitale kommunikasjonsverktøy og apper for å koordinere arrangementsproduksjonen og kommunikasjon med utstillere og leverandører. Vi oppfordrer alle til å sjekke e-posten sin ofte under søknadsprosessen og de siste to månedene før Arrangementet åpner. Last ned og benytt aktuelle apper som du vil få tilsendt.Faktura på depositum og standleie blir tilsendt utstillerne etter tildeling av plass. Priser og betalingsbetingelser er beskrevet i Arrangørens gjeldende prisliste (Priser og betalingsbetingelser for deltakelse på Bergen Julemarked). Manglende betaling ved forfall fører til at plassen blir strøket. Utstiller får ikke åpne sin salgsbod på julemarkedet før all forhåndsleie er betalt inn.
- Avbestilling, avlysning eller nedskalering
Påmelding er bindende. Kun Arrangøren kan avlyse grunnet værforhold eller endringer grunnet smittevern. Ved avbestilling fra utstiller senere enn 1. september i gjeldende år må hele garantisummen betales fullt ut uavhengig av årsak. Ved avbestilling før 1. september i gjeldende år refunderes all innbetalt avgift unntatt depositumet. Misnøye med tildelt plass godtgjør ingen refusjon, ref. pkt. 1.Arrangøren tar forbehold om at Arrangementet kan bli avlyst eller nedskalert i tid og omfang, dersom de økonomiske forhold relatert til antall utstillere, tilgang p attraksjoner og infrastruktur eller andre vesentlige faktorer krever endring i Arrangementet for Arrangøren. Slik beslutning tas innen 1. oktober i gjeldende år. Arrangøren er ikke erstatningspliktig ovenfor utstillere dersom slike forhold inntreffer. Dette omfatter, men er ikke begrenset til, innkjøpte varer, arbeidskraft eller tjenester planlagt benyttet på Arrangementet.
- Mattilsynet og næringsmidler
Utstiller er selv pliktig til enhver tid å overholde Mattilsynets regler og retningslinjer. Arrangør stiller med felles produksjonsområde (oppvaskevogn, varmt og kaldt vann, utstillertoaletter og -garderobe), samt portabel håndvask med kaldt vann til bruk på standplass. Informasjon om allergener skal være tilgjengelig skriftlig direkte til forbruker under markedet. Alle som driver med produksjon, import og salg av mat skal være registrert eller godkjent hos Mattilsynet, skjema finner du på mattilsynet.no. Merk at det fra 2021 stilles strengere krav til bruk av forbruksvarer som bestikk, tallerkener med mer (SUP direktivet). Det vil også bli stadig strengere hygienekrav, det til enhver tid gjeldende regelverk gjelder. Utstiller plikter å forholde seg til hygiene- og miljøkrav som myndighetene pålegger Arrangøren (engangsprodukter, tilgang på vann, avfallshåndtering og lignende).
- Avlysning, nedskalering og force majeure
Arrangøren er kjent med at de regler som gjelder for markeder per dags dato fort kan endres. Dersom regler tilsier at Arrangementet må utsettes, avlyses eller endre konsept, vil gjeldende regler på det tids- punktet tre i kraft. Partene kan ikke kreve noe av hverandre i et slikt tilfelle. Det samme gjelder dersom utstiller i tiden før eller under Arrangementet har eller vil få innreiseforbud til Norge eller via et tredjeland på veg til Norge, eller innenlands i Norge, som følge av offentlig pålegg. Dersom Arrangøren må avlyse eller nedskalere aktiviteten grunnet innskjerping i myndighetenes restriksjoner vedr. pandemi, smittevern, krigshandlinger eller terrortrussel er dette å anses som en avlysning grunnet force majeure.Ved Force Majeureeller andre forhold som ligger utenfor partenes kontroll, inkludert, men ikke begrenset til, sterk vind, bombetrussel, streik, lockout, pandemi, naturkatastrofer, skal ikke partene anses å være i mislighold. Allerede innbetalte beløp refunderes ikke.
- Ankomst, opprigging og åpningstid
Utstiller vil i forkant av Arrangementet få tilgang på detaljerte opplysninger om ankomst, kjøretider, opprigg osv. før åpningsdag. Utstillerne slipper til puljevis for å innrede bodene de siste dagene før åpningsdagen. Man får tildelt tidspunkt fra plassjef, som man plikter å overholde. Man slipper ikke inn på plassen uten akkreditering og til angitt kjøretid.Åpningstid er fra kl. 12.00–21.00 i ukedager og kl 10-21 lørdager og søndager. Dersom det blir planlagte endringer i åpningstid vil dette bli bestemt senest én uke før Arrangementets oppstart. Det er viktig at alle åpner og stenger samtidig da Arrangementet og utstillere åpnes og stenges som en enhet. Arrangøren tar ikke ansvar for varer i boder som blir stående ubemannet hverken før eller etter åpningstid/stengetid.Dersom utstiller åpner sent eller stenger tidlig vil man få en bot på kr 2500,- + mva for hver gang et slikt tilfelle inntreffer. Dersom utstiller velger å ikke åpne for salg ved én eller flere anledninger er dette ansett som kontraktsbrudd og utstiller kan bli bedt om å fratre sin plass og forlate området innen 12 timer. Ingen bod/stand skal pakkes, tømmes for varer eller forlates før Arrangementet er slutt.
- Varetransport/Inn- og utkjøring
På grunn av stor publikumstilstrømning skal varetransport/-levering skje via Rasmus Meyers Allé. Varelevering via busstoppene i Christies gate er strengt forbudt. Julemarkedet vil av sikkerhetsårsaker være stengt med tung sperring i åpningstiden.
- Vedlikehold og avfallshåndtering
Utstiller plikter å sørge for at alt elektrisk utstyr er i orden og kontrollert for jordingsfeil. Arrangøren sørger for renhold av publikumsområder, utstillere sørger selv for renhold/rydding i og utenfor sine områder/boder i henhold til Arrangørens krav om smittevern og søppelhåndtering. Ved markedets slutt skal alle boder forlates ryddet og fri for spiker, limrester og lignende. Skader utover ordinær slitasje vil belastes utstiller. Utstiller sørger selv for alt av utstyr/innredning til bodene/stands, slik som bord/disker, belysning (kun led!), skjøteledninger og lignende. Dette kan også bestilles via Arrangørens leverandører. Kun varm hvitbelysning er anbefalt, ikke fargede eller blinkende lys, dette gjelder både innvendig og utvendig på boden. Det anbefales at man sørger for god, profesjonell produktbelysning, gjerne slik man finner i utstillingsvinduer i butikker. Det er salgsfremmende! Arrangør stiller med hovedskilt til hver bodplass. Her vil utstillers hovedprodukt fremstå.
- Opptreden og tvister
Arrangementet skal være en hyggelig opplevelse for våre felles gjester og alle som har sin arbeidsplass på julemarkedet. Vi krever høvisk opptreden av alle utstillere og deres representanter. Bodene skal til enhver tid være betjent under Arrangementets åpningstider. Alle varer skal være synlig priset, slik markedsføringsloven krever. Se også Forbrukertilsynets veiledning om prismarkedsføring Ved uoverensstemmelser kan Arrangøren, med umiddelbar virkning, avgjøre tvister om forståelse av reglementet.
- Ansvar og forsikring
Utstiller må selv forsikre sine varer og sitt utstyr. Arrangøren påtar seg ikke ansvar for tyveri eller skade på utstillings- og salgsgjenstander, utstyr, kjøretøyer e.l. eller skade påført av utstiller eller utstillers representanter eller varer.
- Parkering
Det er ikke tillatt med parkering i julemarkedets nærområde, med unntak av noen få HC-plasser i Rasmus Meyers Allé. Det finnes mange offentlige p-hus i nærområdet, samt stopp for Bybanen, jernbanestasjon og byens hovedkollektivknutepunkt.. Feilparkerte biler i bykjernen blir som regel raskt bøtelagt av Bergen Parkering.
- HMS og brannsikkerhet
Arrangøren er ansvarlig for gjestenes sikkerhet i forhold til de fysiske forhold. I tillegg stiller Arrangøren med 24-timers profesjonell sikkerhetstjeneste. Av hensyn til gjestenes sikkerhet og vårt felles arbeidsmiljø er det uakseptabelt å arbeide eller oppholde seg på arrangementsplassen når man er påvirket av rusmidler eller i bakrus. Dette gjelder aller typer rusmidler, inkludert medikamenter. Alle som jobber som utstillere på julemarkedet plikter å gjennomgå og signere på gjennomgang av HMS-rutiner hos Arrangør uten unødig opphold ved julemarkedets oppstart. Ved brudd på HMS-regler har Arrangøren rett til å pålegge bot på minimum kr 2500,- og/eller kansellere kontrakt.Alle som ønsker å benytte åpen ild, propan, frityr eller andre særlig brannfarlige objekter må søke Arrangør. Det skal leveres tiltakskort som del av branndokumentasjonen. Alle utendørs stands skal ha egnet slukkemiddel, minimum 6 kg pulverapparat. Ved bruk av propan (gass) til oppvarming, grilling o.l. må kontroll av gassflaske, regulator og slange dokumenteres. Gass skal oppbevares i felles, avlåst gassbur på produksjonsområdet.
- Dokumentasjon av salg/Omsetningsrapport til arrangør
Utstiller må ha kassesystem/terminal eller annet likeverdig system og følge alle regler og retningslinjer etter norsk lov. Det anbefales bank-terminal som betalingsløsninger. Det er ikke wifi, men god 5G-dekning i området rundt Festplassen. For best mulig løpende dokumentasjon av arrangementets kvalitet og omfang, samt beregning av omsetningsleie, plikter alle utstillere å gi en daglig omsetningsrapport(bruttoomsetning) til arrangør. Slik registrering blir organisert av arrangør.Dersom Arrangøren velger å tilby felles kassesystem med felles rapportering for utstillerne på Arrangementet, plikter utstillere som deltar å benytte detteDette vil bli opplyst om senest 1. september samme år som julemarkedet skal arrangeres.
