Bergen Julemarked AS (heretter «Arrangøren») innhenter grunneiers tillatelse for gjeldende års Bergen Julemarked (heretter «Arrangementet»). Tillatelsen fastsetter flere vilkår for gjennomføring av Arrangementet, som Arrangøren og utstillerne må følge, i tillegg til de til enhver tid gjeldende offentlige myndigheters forskrifter. Arrangøren har i tillegg følgende betingelser og vilkår som gjelder for utstillere som ønsker å delta på Arrangementet.
Arrangøren forbeholder seg retten til å avgjøre hvilke utstillere som kan delta og foreta den plassering som en finner riktig. Ved tildeling og plassering vil det bli tatt hensyn til bl.a. vareutvalg, størrelse og tekniske faktorer. Tildelt plass skal benyttes som omsøkt og kan ikke videreselges. Tildeling av utstillerplasser skjer fortløpende, mens nøyaktig plassering avgjøres etter 1. september. Dersom betaling av depositum ikke gjøres innen forfall, mister utstiller automatisk rett til tildelt plass.
Arrangementet skal som konsept være knyttet opp mot jul, noe som også skal reflekteres i produktene som tilbys. Utstillere oppfordres til å bruke lokale og økologiske råvarer i produksjonen av sine produkter. Det er kun tillatt å selge de produkter som er blitt oppført i en godkjent søknad, eller blitt skriftlig innmeldt og godkjent av Arrangøren. Arrangøren har anledning til å avvise produkter som ikke er innmeldt eller skriftlig godkjent av Arrangøren.
Ingen utstillere har eksklusiv rett til å selge sine produkter på Arrangementet, men arrangør vil jobbe for å få et mest mulig variert utvalg av utstillere og produkter. Det er ønskelig med et variert produktspekter med kvalitet framfor kvantitet. Kunst, håndverk, lokal mat, matspesialiteter, produkter som tilvirkes på stedet, gaveartikler og julerelaterte produkter oppfordres til å delta.
Arrangøren krever at utstillerne selv pynter sin bod/stand i tråd med beskrivelsen i invitasjonen og slik bidrar til en koselig, tiltalende og autentisk julestemning på Arrangementet. Det er ingen krav til felles profilering på bekledning for alle utstillerne på Arrangementet. Det oppfordres derimot til å kle seg i tråd med konseptet utstiller fronter og produktene utstiller selger, slik at gjestenes opplevelser blir mest mulig fullkomment.
Arrangørens personell vil ha Arrangementets profil på sin bekledning. Alle som jobber på Arrangementet, herunder utstillere og deres ansatte, skal bære Arrangørens ID-kort når de er på jobb. Arrangøren vil vurdere alle utstillere og markedsboder fortløpende i løpet av Arrangementet. Rimelig instruks fra Arrangøren om å heve kvalitet på produkter eller generell presentasjon forventes etterkommet snarest.
Det viktig at alle er oppmerksomme på og tar en kritisk vurdering av eget forbruk og handlingsmønstre, særlig når det gjelder:
Utover dette, med utgangspunkt i FEE Norway sine krav, gjelder følgende generelle retningslinjer til utstillere:
Søknad blir registrert når søknadsskjema er mottatt. Etter søknaden er mottatt vil Arrangøren har som mål å gi potensielle utstillere svar på søknad innen én uke. Avvik kan forekomme ifm. ferieavvikling e.l. Alle påmeldinger skal gjøres på registreringsskjema som finnes på Arrangørens nettside. Ved innsending av søknad aksepterer utstiller betingelser og vilkår for deltakelse på Bergen Julemarked (dette dokument). All informasjon, inkludert faktura, vil bli tilsendt utstiller per e-post.
Vi benytter ulike digitale kommunikasjonsverktøy og apper for å koordinere arrangementsproduksjonen og kommunikasjon med utstillere og leverandører. Vi oppfordrer alle til å sjekke e-posten sin ofte under søknadsprosessen og de siste to månedene før Arrangementet åpner. Last ned og benytt aktuelle apper som du vil få tilsendt.
Faktura på depositum og plass-/bodleie blir tilsendt utstillerne etter tildeling av plass. Priser og betalingsbetingelser er beskrevet i Arrangørens gjeldende prisliste (Priser og betalingsbetingelser for deltakelse på Bergen Julemarked). Manglende betaling ved forfall fører til at utstilleren mister tildelt utstillerplass. Utstiller får ikke åpne sin salgsbod på Arrangementet før all forhåndsleie er innbetalt til Arrangøren.
Påmelding er bindende. Kun Arrangøren kan avlyse grunnet værforhold eller endringer grunnet smittevern eller force majeure.
Ved avbestilling fra utstiller senere enn 1. september i gjeldende år må hele garantisummen betales fullt ut uavhengig av årsak. Ved avbestilling før 1. september i gjeldende år refunderes all innbetalt avgift unntatt depositumet. Misnøye med tildelt plass godtgjør ingen refusjon, ref. pkt. 1.
Arrangøren tar forbehold om at Arrangementet kan bli avlyst eller nedskalert i tid og omfang, dersom de økonomiske forhold relatert til antall utstillere, tilgang på attraksjoner og infrastruktur eller andre vesentlige faktorer krever endring i Arrangementet for Arrangøren. Slik beslutning tas innen 1. oktober i gjeldende år.
Avtalen med utstiller er oppsigelig av Arrangøren med minimum seks (6) måneders varsel. En eventuell oppsigelse må være skriftlig. Utstillers rettigheter etter denne avtalen forutsetter årlig innhentet godkjenning av planverk fra Bergen Kommune, Vest politidistrikt og Bergen brannvesen.
Arrangøren er ikke erstatningspliktig ovenfor utstillere dersom ovennevnte forhold inntreffer. Dette omfatter, men er ikke begrenset til, innkjøpte varer, arbeidskraft eller tjenester planlagt benyttet på Arrangementet.
Utstiller er selv pliktig til enhver tid å overholde Mattilsynets regler og retningslinjer.
Arrangør stiller med felles produksjonsområde (oppvaskvogn, varmt og kaldt vann, utstillertoaletter og -garderobe), samt portabel håndvask med kaldt vann til bruk på standplass. Informasjon om allergener skal være tilgjengelig skriftlig direkte til forbruker under Arrangementet.
Alle som driver med produksjon, import og salg av mat skal være registrert eller godkjent hos Mattilsynet (skjema finner du på mattilsynet.no). Merk at det fra 2021 stilles strengere krav til bruk av forbruksvarer som bestikk, tallerkener med mer (SUP direktivet). Det vil også bli stadig strengere hygienekrav, og utstiller plikter å forholde seg til hygiene- og miljøkrav som myndighetene pålegger Arrangøren (engangsprodukter, tilgang på vann, avfallshåndtering og lignende).
Arrangøren er kjent med at de regler som gjelder for markeder per dags dato fort kan endres. Dersom regler eller pålegg, inkludert krav stilt til Arrangøren av Bergen Kommune eller annen offentlig myndighet, tilsier at Arrangementet må utsettes, avlyses eller endres, vil gjeldende regler på det tidspunktet tre i kraft. Partene kan ikke kreve noe av hverandre i et slikt tilfelle. Det samme gjelder dersom utstiller i tiden før eller under Arrangementet har eller vil få innreiseforbud til Norge eller via et tredjeland på veg til Norge, eller innenlands i Norge, som følge av offentlig pålegg.
Dersom Arrangøren må avlyse eller nedskalere aktiviteten grunnet innskjerping i myndighetenes restriksjoner eller omstendigheter utenfor Arrangørens rimelige kontroll (inkludert, men ikke begrenset til, værrelaterte hendelser, streik, lockout, pandemi, smittevern, krigshandlinger eller terrortrussel) er dette å anses som en avlysning grunnet force majeure («Force Majeure»). Ved Force Majeure skal ikke partene anses å være i mislighold, men allerede innbetalte beløp refunderes ikke.
Utstiller vil i forkant av Arrangementet få tilgang på detaljerte opplysninger om ankomst, kjøretider, opprigging osv. før åpningsdag. Utstillerne slipper til puljevis for å innrede bodene de siste dagene før åpningsdagen. Man får tildelt tidspunkt fra Arrangørens plassjef, som man plikter å overholde. Ingen slipper inn på Arrangementsområdet uten akkreditering og til angitt kjøretid.
Åpningstiden er fra kl. 12.00–21.00 i ukedager og kl 10-21 lørdager og søndager. Dersom det blir planlagte endringer i åpningstidene, vil dette bli bestemt senest én uke før Arrangementets oppstart. Det er viktig at alle åpner og stenger samtidig da Arrangementet og utstillere åpnes og stenges som en enhet.
Arrangøren tar ikke ansvar for varer i boder som blir stående ubemannet hverken før, under eller etter åpningstid/stengetid.
Dersom utstiller åpner sent eller stenger tidlig vil man få en bot på kr 2500,- + mva for hver gang et slikt tilfelle inntreffer. Dersom utstiller velger å ikke åpne for salg ved én eller flere anledninger anses dette som vesentlig mislighold, og Arrangøren har rett til å heve avtalen med utstilleren. Utstilleren skal ved slik heving fratre sin plass og forlate området innen 12 timer. Ingen bod/stand skal ellers pakkes, tømmes for varer eller forlates før Arrangementet er slutt.
På grunn av stor publikumstilstrømning skal varetransport/-levering skje via Rasmus Meyers Allé. Varelevering via busstoppene i Christies gate er strengt forbudt. Arrangementet vil av sikkerhetsårsaker være stengt med tung sperring i åpningstiden.
Utstiller plikter å sørge for at alt elektrisk utstyr er i orden og kontrollert for jordingsfeil. Arrangøren sørger for renhold av publikumsområder, men utstillere sørger selv for renhold/rydding i og utenfor sine områder/boder, i henhold til Arrangørens krav om smittevern og søppelhåndtering.
Det legges til rette for kildesortering av alt avfallet som genereres fra utstillere, med beholdere for plast, papp/papir, glass/metal, olje, matavfall og restavfall.
Ved Arrangementets slutt skal alle boder forlates ryddet og fri for spiker, limrester og lignende. Skader utover ordinær slitasje vil belastes utstiller. Utstiller sørger selv for alt av utstyr/innredning til bodene/stands, slik som bord/disker, belysning (kun led!), skjøteledninger og lignende. Dette kan også bestilles via Arrangørens leverandører. Kun varm hvit belysning skal benyttes, ikke fargede eller blinkende lys. Dette gjelder både innvendig og utvendig på boden. Det anbefales at man sørger for god, profesjonell produktbelysning, gjerne slik man finner i utstillingsvinduer i butikker. Arrangør stiller med hovedskilt til hver bodplass der utstillers hovedprodukt vil fremstå.
Arrangementet skal være en hyggelig opplevelse for våre felles gjester og alle som har sin arbeidsplass på Arrangementet. Vi krever høvisk opptreden av alle utstillere og deres representanter. Bodene skal til enhver tid være betjent under Arrangementets åpningstider.
Alle varer skal være tydelig, synlig priset, slik markedsføringsloven krever. Se også Forbrukertilsynets veiledning om prismarkedsføring. Ved uoverensstemmelser kan Arrangøren, med umiddelbar virkning, avgjøre tvister om forståelse av reglementet.
Utstillere kan markedsføre sine produkter og tjenester innenfor sin bod. All markedsføring utenfor boden må godkjennes av Arrangøren.
Utstillere skal også bidra til å profilere Arrangementet på en positiv måte og følge Arrangørens retningslinjer for markedsføring og profilering. Dette inkluderer bruk av sosiale medier og andre digitale plattformer.
Eventuelle pålegg fra offentlig myndighet (for eksempel Vest politidistrikt, Bergen brannvesen, Helsevernenheten, Statens vegvesen, Vestland fylkeskommune, Bergen Kommune, Mattilsynet, Kontor for skjenkesaker, Arbeidstilsynet, Plan- og bygningsetaten, Bymiljøetaten m.m.) på grunn av Arrangørens eller utstillers virksomhet, skal etterleves umiddelbart.
Utstillere er ansvarlig for å innhente alle nødvendige tillatelser og bevillinger som kreves for deltakelse på Arrangementet, inkludert, men ikke begrenset til, skjenkebevilling (salgsbevilling) og tillatelse til å selge mat (serveringsbevilling). Utstillere må også etterleve alle gjeldende lover og regler knyttet til skatt, merverdiavgift (mva) og arbeidsmiljøloven. Arrangøren forbeholder seg retten til å kreve dokumentasjon for oppfyllelse av ovennevnte krav.
Utstillere plikter å følge de til enhver tid gjeldende ordensregler og instrukser for eventuelle tekniske anlegg på Arrangementsområdet.
Utstillere er til enhver tid ansvarlig for sin deltakelse på Arrangementet, slik at det ikke skal oppstå farlige situasjoner for publikum eller på noen måte kan forvolde skade på tredjeperson.
Bruk av kjøretøy i tilknytning til tildelt utstillerplass er kun tillatt i forbindelse med av- og pålessing, og da på en forsvarlig måte, i henhold til Arrangørens instruksjoner og fortrinnsvis innenfor vareleveringsperiode. Det er ikke tillatt å parkere på Festplassen. Dette betyr at enhver bruk og parkering av kjøretøy skal følge skilting og trafikkregler.
Merking av apparater og utstyr inneholder viktig informasjon til tilsynsmyndigheter, installatør og bruker. Apparater og utstyr som omfattes av EU-produktdirektiv skal være CE-merket. Merkingen skal også gi sporbarhet tilbake til underliggende dokumentasjon og til produsent. Apparater skal være påført teknisk merking, advarselsmerking og brukerinstrukser i henhold til kravene i anvendt regelverk og standarder. Advarselsmerking og brukerinstrukser om installasjon, bruk og eventuelle nasjonale begrensninger skal være på norsk. Merking skal være godt synlig, godt leselig og holdbar, og kan være påført direkte på apparatet eller på skilt som er festet på/til apparatet. Merkingen skal være synlig også etter at apparatet er installert. Merking skal ikke føre til svekkelse av apparater og utstyr. Håndtak, betjenings- og innstillingsinnretninger skal være tydelig merket og være påført nødvendige opplysninger slik at feilbruk unngås. Hovedstengeventil for gass skal være tydelig merket med sin funksjon.
Utstillere plikter å behandle utstillerplassen, og arrangementsområdet for øvrig, med tilbørlig aktsomhet, og utstillere blir erstatningsansvarlig for all skade som skyldes utstiller selv eller folk i utstillers tjeneste, fast eller tilfeldige.
Skader påført av en utstiller, må dekkes av utstiller selv.
Utstillere plikter å overholde de regler og bestemmelser for orden og renslighet, brann og rømningsinstrukser på eiendommen som påbys av politiet eller annen offentlig myndighet. Ved overtredelse av disse regler bærer utstiller ethvert ansvar. Det påligger utstiller til enhver tid å holde tildelt utstillerplass og tilstøtende områder i ryddig og ordentlig stand.
Utstillerplassen må ikke benyttes på en slik måte at det oppstår ubehageligheter eller sjenanse for omgivelsene eller naboene, og heller ikke på en slik måte at Arrangementets omdømme nedsettes. Dyrehold er ikke tillatt uten Arrangørens skriftlige forhåndssamtykke.
Utstillere forplikter seg til å følge lover og regler som knytter seg til avfallshåndtering. I tillegg til følgende:
Bergen kommune har utarbeidet Veileder miljøvennlige arrangement i Bergen kommune – Veileder for miljøvennlige arrangement i Bergen og Avfallsveileder Bergen kommune – Avfallsveileder for arrangementer i Bergen, og disse skal utstiller følge.
Utstillere må være på vakt og gjøre tiltak for at oljesøl ikke skal forekomme. Oljedrypp skal fanges opp i kar eller liknende. Absorberende stoff beregnet for oppsuging av olje skal være tilgjengelig og brukes dersom ulykken skulle være ute.
Representant for Arrangøren kan kontrollere bruken av utstillerplassen. Utstillere plikter å rette seg etter anvisninger gitt av representant for Arrangøren.
Utstillere plikter ved fratredelse å tilbakelevere utstillerplassen i ordentlig og ryddiggjort stand.
Utstillerplassen leies i den stand det er på oppriggingstidspunktet.
Utstiller må selv forsikre sine varer og sitt utstyr. Arrangøren påtar seg ikke ansvar for tyveri eller skade på utstillings- og salgsgjenstander, utstyr, kjøretøyer e.l. eller skade påført av utstiller eller utstillers representanter eller varer.
Stilles ikke tildelt utstillerplass til disposisjon etter avtale kan utstiller kreve erstatning for sitt direkte tap som følge av mangler ved tildelt plass eller forsinkelse. Indirekte tap dekkes ikke. Som indirekte tap regnes:
Kostnader for eventuelle skader påført tildelt utstillerplass av en utstiller (eller tredjepart tilknyttet utstiller), som må utbedres, vil bli fakturert utstiller. Utstillerplassen skal ikke forurenses. Dersom det avdekkes forurensing på tildelt utstillerplass, som skyldes utstiller eller noen utstiller svarer for, er utstiller pliktig å utbedre forholdet. Dersom utbedring ikke er gjennomført eller gjennomførbart, kan utstiller holdes erstatningsansvarlig for Arrangørens tap som følger av forurensningen. Det er utstiller som har bevisbyrden for at eventuell forurensning ikke skyldes utstiller eller noen utstiller svarer for.
Utstiller har ansvar for enhver personskade som følge av sin deltakelse på Arrangementet, iht. alminnelige erstatningsrettslige prinsipper.
Det er ikke tillatt med parkering i Arrangementets nærområde, med unntak av noen få HC-plasser i Rasmus Meyers Allé. Det finnes mange offentlige p-hus i nærområdet, samt stopp for Bybanen, jernbanestasjon og byens hovedkollektivknutepunkt. Feilparkerte biler i bykjernen blir som regel raskt bøtelagt av parkeringsvakter.
Arrangøren er overordnet ansvarlig for gjestenes sikkerhet i forhold til de fysiske forhold på Arrangementsområdet. I tillegg stiller Arrangøren med 24-timers profesjonell sikkerhetstjeneste.
Utstiller er ansvarlig for sikkerheten i sin egen tildelte utstillerplass/bod og for eventuelle skader som måtte oppstå på grunn av Utstillerens virksomhet. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, brannsikkerhet, elektriske installasjoner og generell trygghet for besøkende. Utstiller er ansvarlig for daglig renhold av sin bod og området rundt, inkludert fjerning av snø og is for å sikre trygg ferdsel for besøkende.
Arrangøren påtar seg ikke ansvar for tap eller skade på Utstillerens eiendom. Utstiller er også ansvarlig for å ha nødvendige forsikringer som dekker tap og skader.
Av hensyn til gjestenes sikkerhet og vårt felles arbeidsmiljø er det uakseptabelt å arbeide eller oppholde seg på Arrangementsplassen når man er påvirket av rusmidler eller i bakrus. Dette gjelder aller typer rusmidler, inkludert medikamenter. Alle som jobber som utstillere på Arrangementet plikter å gjennomgå og signere på gjennomgang av HMS-rutiner hos Arrangør uten unødig opphold ved Arrangementets oppstart. Ved et hvert brudd på HMS-reglene har Arrangøren rett til å pålegge bot på minimum kr 2500,- og/eller kansellere kontrakt.
Alle som ønsker å benytte åpen ild, propan, frityr eller andre særlig brannfarlige objekter må søke Arrangør. Det skal leveres tiltakskort som del av branndokumentasjonen. Alle utendørs stands skal ha egnet slukkemiddel, minimum 6 kg pulverapparat. Ved bruk av propan (gass) til oppvarming, grilling o.l. må kontroll av gassflaske, regulator og slange dokumenteres. Gass skal oppbevares i felles, avlåst gassbur på produksjonsområdet.
For å sikre effektiv drift og helhetlig oversikt over salgsdata fra alle utsalgssteder på Arrangementet, er det obligatorisk for alle utstillere å benytte det felles betalingssystemet levert av Espos Norge AS (heretter «Espos») kalt SmartTerminalen med tilhørende utstyr (heretter «Utstyret»). Dette kapittelet beskriver de juridiske og økonomiske rammene for utstillerens bruk av .
Generelle bestemmelser
Alle utstillere er pålagt å benytte SmartTerminalen og Utstyret som eneste betalingssystem under Arrangementet.
Arrangøren fungerer som «Store Owner» og har tilgang til all salgsdata fra utstillerne. Hver utstiller har tilgang til sitt eget backoffice for administrasjon av produkter, priser og salg.
Utstillere plikter å opprette egne produkter, priser og knapper i systemet innen fastsatt frist. Manglende oppsett vil medføre at salg ikke kan gjennomføres.
Opplæring i bruk av systemet, inkludert manualer og instruksjonsfilmer, vil bli gjort tilgjengelig av Espos minst 30 dager før Arrangementets oppstart.
Utsalgssteder som ikke oppfyller krav til oppsett i betalingssystemet innen fastsatt frist, kan bli nektet å delta i Arrangementet uten kompensasjon.
Ansvar og eierskap til utstyr
Arrangøren leier komplett betalingssystem fra Espos og er ansvarlig for å distribuere og tilbakelevere Utstyret til Espos etter Arrangementets slutt.
Utstillerne er selv ansvarlige for forsvarlig bruk, oppbevaring og sikring av utstyret til enhver tid.
Utstilleren skal umiddelbart underrette Arrangøren om tap eller skade på Utstyret. Utstilleren er ansvarlig for og skal erstatte Espos direkte som følge av skade på eller tap av Utstyret som har oppstått mens Utstyret er i utstillerens varetekt, og som ikke skyldes forhold Espos svarer for. Espos og Arrangøren påtar seg ikke ansvar for driftstap, tap av fortjeneste eller lignende indirekte eller direkte tap i forbindelse med feil på, tap av eller skade på verken Utstyret eller programvaren..
Tap eller skade på det utleverte Utstyret fritar ikke utstilleren for forpliktelsene i henhold til denne avtalen. Utstilleren har muligheten til å inngå en Trygghetsavtale som sikrer Utstyret ved uforutsette hendelser.
Økonomiske forhold
Leiekostnader for SmartTerminalen og annet utstyr er inkludert i felleskostnadene for deltakelse, som spesifisert i gjeldende priser for Arrangementet.
Oppgjør til utstillere gjennomføres ukentlig hver mandag av Espos i samarbeid med Arrangøren.
Transaksjonskostnader trekkes fra oppgjøret før utbetaling til utstillere.
Arrangøren kan holde tilbake oppgjør ved manglende betaling av leiekostnader eller andre skyldige beløp til Arrangøren, samt trekke fra og motregne skyldige beløp fra utstillere frem til alt utestående er betalt i sin helhet.
Alle oppgjør gjennomføres kun til norske bankkontonumre. Dersom en utstiller ikke har norsk bankkonto, vil oppgjøret bli overført til Arrangøren for videre utbetaling.
Endringer
Endringer i disse vilkårene kan foretas av Arrangøren etter avtale med Espos og vil bli kommunisert til utstillerne senest 30 dager før Arrangementets oppstart.
For å sikre at Arrangementet fremstår som en profesjonell og seriøs arena, forbeholder Arrangøren seg retten til å kreve dokumentasjon for oppfyllelse av lover og regler som gjelder skatt, mva. og arbeidsmiljøloven, herunder:
Ovennevnte tiltak skal sikre og fremme rettferdige og like konkurransevilkår blant utstillerne, samt bidra til Arrangementets profil som en ansvarlig og seriøs arrangør.
Brudd på disse betingelser og vilkår er mislighold. Ved gjentakende eller vesentlig mislighold av avtalen kan partene heve denne. Utstiller skal ved slik heving fratre sin plass og forlate området innen 12 timer.
Blir den avtalte leie eller avtalte tilleggsytelser ikke betalt av utstiller innen 14 dager etter forfallsdato det enkelte år, vedtar utstiller med dette tvangsgrunnlag for tvangsfravikelse og kan kastes ut uten søksmål, jf. tvangsfullbyrdelsesloven § 13-2, 3. ledd bokstav a.
Dersom utstiller flytter etter krav fra Arrangøren på grunn av mislighold eller ved eventuell utkasting, plikter utstiller å betale kostnader som påløper som følge av utkasting og ryddiggjøring.
Hvis det oppstår tvist om denne avtalen, skal tvisten søkes løst gjennom forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram innen avtalt tid, senest innen fire (4) uker etter første forhandlingsmøte, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler.
Bergen tingrett er verneting for tvister om denne avtalen.
